Preparando a Sessão de Conciliação

E quando desejamos conciliar, mas estamos fisicamente distantes de uma Câmara de Conciliação?  No mundo atual interconectado pela internet, esta condição não é absolutamente um impeditivo. Vamos conhecer um pouco mais sobre a sessão de Conciliação na modalidade à distância?

As sessões ou audiências na modalidade On-Line vem sendo cada vez mais difundidas, pela sua praticidade e baixos custos. Você pode resolver um assunto pré-processual ou já judicializado desde sua própria casa ou escritório. Empresas com assuntos a resolver em diferentes locais tem muito a ganhar com essa ferramenta. Enfim, o futuro passa por alguma tela, esteja preparado!

Organização prévia: É necessária uma estrutura tecnológica mínima, a qual compreende um dispositivo como um computador, desktop, notebook ou mesmo celular, equipado com câmera de vídeo, microfone e um processador relativamente rápido. Se você já acessa sites, vê filmes, faz chamadas de áudio ou vídeo, ou mesmo trabalha em home office, não há o que se preocupar, você já está apto!

Embora popular, o celular não é a opção mais confortável. Além de telas pequenas, os celulares recebem versões de aplicativos de videochamadas mais limitadas, e os equipamentos desktop acabam recebendo versões com mais recursos. Se for possível, dê preferência à um dispositivo desktop, com uma tela de bom tamanho e definição. É necessário usar o aplicativo selecionado pela Câmara de Conciliação para a Sessão, seja qual for o dispositivo escolhido. ZOOM, GOOGLE Meet, TEAMS, são os aplicativos mais populares. Não há necessidade de comprar uma versão paga, a maioria deles oferece contas gratuitas ou ainda recursos de conexão via navegador que não exigem ao usuário baixar o aplicativo. Você poderá utilizá-lo apenas para uma sessão específica se assim o desejar.

Uma internet banda larga de boa qualidade auxilia e muito a qualidade da sessão, garantindo que não aconteçam as indesejáveis quedas, lentidão, imagens congeladas, som entrecortado, etc. Lembre-se de ter sempre uma bateria, carregador ao lado. Por mais óbvio e desnecessário que este lembrete possa parecer, devido a esse descuido muitas audiências terminam abruptamente, deixando de produzir o tão desejado acordo.

Acessando a sala: Um convite para a sessão é enviado a cada participante por e-mail, contendo um link de acesso. Ao clicar nesse link, você será conduzido a uma “sala de espera” ou “lobby” virtual, onde deverá aguardar a permissão para adentrar à reunião.

Uma vez dentro da Sessão: os procedimentos e avisos iniciais são exatamente os mesmos transmitidos nas sessões presenciais. Recomendo a leitura da minha coluna de Abril 2022, intitulada “Durante a Sessão - (1)”, observando os pontos comuns na seção: ”A estrutura de uma sessão de Mediação/Conciliação”.

A seguir, alguns comentários sobre as especificidades de uma Sessão On-Line:

#1 Antes do início da sessão é firmado um acordo sobre o procedimento em caso de queda de conexão de um dos participantes. Via de Regra, quem sofreu a queda da sessão deve tentar se reconectar por um prazo previamente combinado.

Na impossibilidade de reconexão, a sessão será dada apenas como INFRUTÍFERA, uma vez que as conversas foram iniciadas e interrompidas antes do seu final. O teor das discussões, as propostas, contrapropostas, posicionamentos, etc. não será consignado nesse tipo de Termo de Audiência, pois a concordância e assinatura de todos os participantes resultará impossibilitada, devido à ausência de um deles.

#2 Vídeo e Áudio: No decorrer de toda a sessão, a função vídeo deve ser mantida ligada e os microfones preferencialmente desligados, sendo ativados somente no momento do uso da palavra. O motivo é, em um ambiente virtual, as falas simultâneas tornam a audição e compreensão do que se fala quase impossível para os participantes.

#3 Devido ao Regime de Sigilo e Confidencialidade vigente sobre todos os participantes, assim como nas sessões presenciais, não é permitida a presença nem a manifestação de pessoas que não pertençam aos polos do caso. Também, qualquer registro da sessão em áudio ou vídeo infringirá estes princípios e acarretará a nulidade da Sessão.

#4 Tempo delimitado para a fala das partes. O Conciliador buscará manter igualitariamente o mesmo tempo para cada polo da sessão. Cada parte falará a seu momento, respeitando o tempo da parte oposta e evitando as discussões simultâneas. O Mediador deverá saber como conduzir o diálogo, buscando manter um ambiente conciliatório.

#5 Existe um procedimento específico ao final da sessão para a aprovação do acordo construído, caso este venha a ocorrer. Como um mínimo, após a confecção do Termo e da sua leitura integral pelo Conciliador, este deve postar o texto no chat da sessão. As partes devem ler o texto postado e expressar a sua aprovação no formato: “Eu, nome completo, nº do documento de identificação, estou de ACORDO”. Este procedimento poderá variar, porém a concordância por escrito no chat é indispensável.

Até os próximos passos da nossa jornada!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.

Contato: [email protected].

Na trajetória que percorremos ao longo dos últimos artigos, analisamos vários conceitos inerentes ao tema Mediação e Conciliação, com o intuito de mostrar o quanto esta ferramenta pode ser útil no nosso dia a dia. Incentivo aos amigos leitores que leem esta coluna pela primeira vez, a revisarem os conteúdos anteriores em ordem cronológica, para reforçar os conceitos. Hoje, alguns detalhes de uma sessão de Conciliação na modalidade presencial.

Você está participando de uma sessão de conciliação Extrajudicial, na modalidade “Presencial”: Observe que uma sessão presencial se assemelha a uma reunião, presidida pelo Mediador ou Conciliador. Este poderá ser auxiliado pelo seu assistente, o co-Mediador ou co-Conciliador, caso previsto pela Câmara no ato do convite. 

“mediando” = a parte, principal interessado na solução do conflito.
“acompanhante” = o advogado do mediando.
“Mediador ou Conciliador” = presidente, ou condutor da sessão.
“co-Mediador ou co-Conciliador” = auxiliar direto do Mediador/Conciliador.

Os Tópicos de uma sessão de Mediação/Conciliação.
Uma sessão típica deverá contemplar como um mínimo, os seguintes pontos:

1) Admissão na sala e apresentações.

Após as devidas apresentações de todos os participantes e anúncio do papel de cada um, é instaurada a sessão.

2) Qualificação das partes e advogados.

Procede-se à identificação dos presentes, por uma questão de segurança e atendimento à questão do sigilo. Todos apresentarão os seus documentos de identificação.

Os advogados deverão apresentar a sua carteira da OAB do estado onde ocorre a sessão e também a procuração AD JUDICIA devidamente assinada pelos seus respectivos clientes.

3) Avisos legais sobre o regime de confidencialidade e outros.

O regime de Confidencialidade está disposto nos artigos 30/31 da Lei nº 13.140/2015 (Lei da Mediação) e no art. 31 do Ato Normativo nº 01/2020 do NUPEMEC, garantindo a confidencialidade do ato. Estes dispositivos restringem a presença no recinto e a manifestação na reunião somente para as pessoas que pertençam aos polos da questão e aos seus advogados. Não é permitida a gravação da sessão ou partes dela em qualquer tipo de mídia, sob pena de nulidade do ato. 

4) Explicação sobre o procedimento de aprovação do acordo (caso venha a ser produzido), ao final da sessão.

Em sessões presenciais a aprovação do termo de acordo acontece por meio da tradicional assinatura da aposta ao final do termo. Caso solicitado e acordado previamente, pode-se assinar o Termo por via digital, devendo neste caso ao final da sessão, proceder-se ao envio do termo produzido a todos os e-mails dos participantes.

5) Formalização do aceite em participar da sessão na modalidade escolhida (no nosso exemplo presencial), da Câmara e de seus condutores (Mediador e/ou Co-Mediador), da concordância com os avisos legais recebidos, e para com os procedimentos de aprovação do Termo de Acordo, se o caso.

O aceite é verbalizado por todos os presentes e formalizado pelo Mediador e/ou seu assistente.

6) Declaração de Abertura. São expostas as regras que pautam a sessão, conferindo transparência e orientando todos quanto ao papel de cada um. 

Papel do Conciliador (ou Mediador) e de seu assistente:

- Não é Juiz, não impõe uma solução, é imparcial, facilitador do diálogo.
- São impedidos de aconselhar juridicamente as partes.

Sobre o processo de Mediação:

- Não há produção de prova, 
- Promove-se a participação igualitária das partes.
- Existe a expectativa pelo trabalho em conjunto de todos.
- Valoriza-se a escuta ativa, sem interrupção, com respeito e civilidade.
- Promove-se a cultura da pacificação, ao invés do litígio.

Papel dos Advogados:

- Assessorar juridicamente as partes, buscando atender ao desejo de seus respectivos clientes.

As partes interessadas:

- Podem e são estimuladas a participar ativamente das conversações e na decisão final, aprovando ou não dos termos do acordo.

Sobre o resultado da sessão:

- Não existe absolutamente a expectativa de que se seja composto obrigatoriamente um acordo; este somente ocorrerá se assim for o desejo das partes.
- O conciliador não permitirá a evolução de situações onde uma das partes se sinta pressionada a formalizar um acordo. Ele deverá conduzir o diálogo de maneira a respeitar a vontade das partes. 

7) Sessão

Conversações que poderão ou não resultar na composição do acordo.

8) Produção, leitura e aprovação do Termo de Acordo.

Estas etapas são conduzidas conforme os procedimentos específicos de cada Câmara, porém devem conter como um mínimo a redação e revisão do texto com a contribuição de todos, leitura completa do mesmo após finalizado e a aprovação por quem de direito. Vide item 4.

9) Encerramento.

Após a assinatura do Termo de Acordo, são confeccionadas cópias de toda a documentação para a Câmara, para as partes e seus advogados. É de praxe que a Câmara de Conciliação retenha a sua cópia por um prazo de três anos, para eventuais consultas.

Nas próximas colunas abordaremos a condução de uma sessão na modalidade on-line e dicas específicas para este caso.

Até lá!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.
Contato: [email protected].

O relógio nos avisa... chegou a hora de sentar, conversar e, juntos, envidaremos esforços para resolver um conflito. Neste momento, o poder de modelar uma solução  está em suas mãos!

Se você optou pela sessão na modalidade “Presencial”:
Recomenda-se comparecer com antecedência, portando todos os documentos necessários para a qualificação pessoal e os documentos necessários para a conversação. Caso tenha contratado um advogado, a carteira OAB do estado onde ocorrer a sessão será solicitada.

Você encontrará um ambiente muito parecido com uma sala de reuniões, com os cuidados contra a covid19 exigidos pelas autoridades sanitárias.  

Exemplificando, segue uma disposição típica de mesas e cadeiras de uma Câmara de Conciliação, visando a interação igualitária das partes e seus advogados, caso sejam constituídos.

Obs.:
“acompanhante” = o advogado do mediando, ou outro participante da questão.
“co-mediador ou conciliador” = auxiliar direto do Mediador/Conciliador.

Se você optou pela sessão “On Line”:
Já participou de uma “live”? Uma reunião via “ZOOM” ou “GOOGLE Meet”? Trabalha em “home office”? Você não terá dificuldades.

A recente pandemia e os períodos de “Lockdown” ajudaram a disseminar essas ferramentas que, de maneira segura e confiável, nos permitem reuniões a distância. Você necessitará de Celular, notebook ou desktop equipados com câmera de vídeo e microfone.

Ao clicar no link do convite e começar a participar da sessão, você será conduzido a uma “sala de espera” ou “lobby” virtual, onde deverá aguardar a permissão para adentrar à reunião. 

Deve-se observar que nas sessões “on line” os vídeos permanecem ligados no decorrer de toda a sessão e os microfones normalmente permanecem desligados, sendo ativados no momento do uso da palavra. Tal ocorre devido as limitações próprias de um ambiente virtual, onde a falas simultâneas tornam a audição quase impossível. Lembrando que a qualidade dos equipamentos e da banda larga de internet utilizada afetam bastante a audição

A regra que mais nos auxilia nesse momento é que exista um tempo delimitado para a fala de uma das partes, em seguida a parte contrária fala pelo mesmo tempo, cada qual a seu momento. O Mediador deverá saber como conduzir os apartes.

Comparada as audiências judiciais, as sessões extrajudiciais tem um padrão mais informal, onde as partes são estimuladas a dialogarem e juntas, comporem um acordo. Porém, seguem as mesmas exigências protocolares que visam conferir fé pública ao ato, quais sejam, qualificação das partes, equanimidade, imparcialidade do mediador, confidencialidade, respeito a parte contrária e seu advogado, impossibilidade de participantes que não façam parte dos polos citados no convite, etc. 

A estrutura de uma sessão de Mediação/Conciliação.
Uma sessão típica deverá contemplar como mínimo, os seguintes pontos:

1. Admissão na sala e apresentações.
2. Qualificação das partes e advogados.
3. Formalização do aceite em participar da sessão na modalidade escolhida e de seus condutores (Câmara, Mediador e Co Mediador).
4. Avisos legais sobre o regime de confidencialidade, proibição de manifestação de partes não inseridas nos polos ativo e passivo, etc.
5. Explicação sobre o procedimento de aprovação do acordo (caso venha a ser produzido), a ser conduzido ao final da sessão.
6. Em caso de sessão “on line”, explicação sobre o procedimento a ser seguido em caso de saída da sessão de um participante, devido a problemas técnicos com equipamentos ou internet.
7. Declaração de Abertura.
8. Sessão.
9. Produção, leitura e aprovação do acordo.
10. Encerramento.

Recomendo a leitura da minha coluna de 30 março 2022, intitulada “Preparando a Sessão de Conciliação”, que traz informações complementares.

Nas próximas colunas seguiremos com a condução de uma sessão na prática.

Até lá!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.