Durante a Sessão de Conciliação (2)

E quando desejamos conciliar, mas estamos fisicamente distantes de uma Câmara de Conciliação?  No mundo atual interconectado pela internet, esta condição não é absolutamente um impeditivo. Vamos conhecer um pouco mais sobre a sessão de Conciliação na modalidade à distância?

As sessões ou audiências na modalidade On-Line vem sendo cada vez mais difundidas, pela sua praticidade e baixos custos. Você pode resolver um assunto pré-processual ou já judicializado desde sua própria casa ou escritório. Empresas com assuntos a resolver em diferentes locais tem muito a ganhar com essa ferramenta. Enfim, o futuro passa por alguma tela, esteja preparado!

Organização prévia: É necessária uma estrutura tecnológica mínima, a qual compreende um dispositivo como um computador, desktop, notebook ou mesmo celular, equipado com câmera de vídeo, microfone e um processador relativamente rápido. Se você já acessa sites, vê filmes, faz chamadas de áudio ou vídeo, ou mesmo trabalha em home office, não há o que se preocupar, você já está apto!

Embora popular, o celular não é a opção mais confortável. Além de telas pequenas, os celulares recebem versões de aplicativos de videochamadas mais limitadas, e os equipamentos desktop acabam recebendo versões com mais recursos. Se for possível, dê preferência à um dispositivo desktop, com uma tela de bom tamanho e definição. É necessário usar o aplicativo selecionado pela Câmara de Conciliação para a Sessão, seja qual for o dispositivo escolhido. ZOOM, GOOGLE Meet, TEAMS, são os aplicativos mais populares. Não há necessidade de comprar uma versão paga, a maioria deles oferece contas gratuitas ou ainda recursos de conexão via navegador que não exigem ao usuário baixar o aplicativo. Você poderá utilizá-lo apenas para uma sessão específica se assim o desejar.

Uma internet banda larga de boa qualidade auxilia e muito a qualidade da sessão, garantindo que não aconteçam as indesejáveis quedas, lentidão, imagens congeladas, som entrecortado, etc. Lembre-se de ter sempre uma bateria, carregador ao lado. Por mais óbvio e desnecessário que este lembrete possa parecer, devido a esse descuido muitas audiências terminam abruptamente, deixando de produzir o tão desejado acordo.

Acessando a sala: Um convite para a sessão é enviado a cada participante por e-mail, contendo um link de acesso. Ao clicar nesse link, você será conduzido a uma “sala de espera” ou “lobby” virtual, onde deverá aguardar a permissão para adentrar à reunião.

Uma vez dentro da Sessão: os procedimentos e avisos iniciais são exatamente os mesmos transmitidos nas sessões presenciais. Recomendo a leitura da minha coluna de Abril 2022, intitulada “Durante a Sessão - (1)”, observando os pontos comuns na seção: ”A estrutura de uma sessão de Mediação/Conciliação”.

A seguir, alguns comentários sobre as especificidades de uma Sessão On-Line:

#1 Antes do início da sessão é firmado um acordo sobre o procedimento em caso de queda de conexão de um dos participantes. Via de Regra, quem sofreu a queda da sessão deve tentar se reconectar por um prazo previamente combinado.

Na impossibilidade de reconexão, a sessão será dada apenas como INFRUTÍFERA, uma vez que as conversas foram iniciadas e interrompidas antes do seu final. O teor das discussões, as propostas, contrapropostas, posicionamentos, etc. não será consignado nesse tipo de Termo de Audiência, pois a concordância e assinatura de todos os participantes resultará impossibilitada, devido à ausência de um deles.

#2 Vídeo e Áudio: No decorrer de toda a sessão, a função vídeo deve ser mantida ligada e os microfones preferencialmente desligados, sendo ativados somente no momento do uso da palavra. O motivo é, em um ambiente virtual, as falas simultâneas tornam a audição e compreensão do que se fala quase impossível para os participantes.

#3 Devido ao Regime de Sigilo e Confidencialidade vigente sobre todos os participantes, assim como nas sessões presenciais, não é permitida a presença nem a manifestação de pessoas que não pertençam aos polos do caso. Também, qualquer registro da sessão em áudio ou vídeo infringirá estes princípios e acarretará a nulidade da Sessão.

#4 Tempo delimitado para a fala das partes. O Conciliador buscará manter igualitariamente o mesmo tempo para cada polo da sessão. Cada parte falará a seu momento, respeitando o tempo da parte oposta e evitando as discussões simultâneas. O Mediador deverá saber como conduzir o diálogo, buscando manter um ambiente conciliatório.

#5 Existe um procedimento específico ao final da sessão para a aprovação do acordo construído, caso este venha a ocorrer. Como um mínimo, após a confecção do Termo e da sua leitura integral pelo Conciliador, este deve postar o texto no chat da sessão. As partes devem ler o texto postado e expressar a sua aprovação no formato: “Eu, nome completo, nº do documento de identificação, estou de ACORDO”. Este procedimento poderá variar, porém a concordância por escrito no chat é indispensável.

Até os próximos passos da nossa jornada!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.

Contato: [email protected].

O relógio nos avisa... chegou a hora de sentar, conversar e, juntos, envidaremos esforços para resolver um conflito. Neste momento, o poder de modelar uma solução  está em suas mãos!

Se você optou pela sessão na modalidade “Presencial”:
Recomenda-se comparecer com antecedência, portando todos os documentos necessários para a qualificação pessoal e os documentos necessários para a conversação. Caso tenha contratado um advogado, a carteira OAB do estado onde ocorrer a sessão será solicitada.

Você encontrará um ambiente muito parecido com uma sala de reuniões, com os cuidados contra a covid19 exigidos pelas autoridades sanitárias.  

Exemplificando, segue uma disposição típica de mesas e cadeiras de uma Câmara de Conciliação, visando a interação igualitária das partes e seus advogados, caso sejam constituídos.

Obs.:
“acompanhante” = o advogado do mediando, ou outro participante da questão.
“co-mediador ou conciliador” = auxiliar direto do Mediador/Conciliador.

Se você optou pela sessão “On Line”:
Já participou de uma “live”? Uma reunião via “ZOOM” ou “GOOGLE Meet”? Trabalha em “home office”? Você não terá dificuldades.

A recente pandemia e os períodos de “Lockdown” ajudaram a disseminar essas ferramentas que, de maneira segura e confiável, nos permitem reuniões a distância. Você necessitará de Celular, notebook ou desktop equipados com câmera de vídeo e microfone.

Ao clicar no link do convite e começar a participar da sessão, você será conduzido a uma “sala de espera” ou “lobby” virtual, onde deverá aguardar a permissão para adentrar à reunião. 

Deve-se observar que nas sessões “on line” os vídeos permanecem ligados no decorrer de toda a sessão e os microfones normalmente permanecem desligados, sendo ativados no momento do uso da palavra. Tal ocorre devido as limitações próprias de um ambiente virtual, onde a falas simultâneas tornam a audição quase impossível. Lembrando que a qualidade dos equipamentos e da banda larga de internet utilizada afetam bastante a audição

A regra que mais nos auxilia nesse momento é que exista um tempo delimitado para a fala de uma das partes, em seguida a parte contrária fala pelo mesmo tempo, cada qual a seu momento. O Mediador deverá saber como conduzir os apartes.

Comparada as audiências judiciais, as sessões extrajudiciais tem um padrão mais informal, onde as partes são estimuladas a dialogarem e juntas, comporem um acordo. Porém, seguem as mesmas exigências protocolares que visam conferir fé pública ao ato, quais sejam, qualificação das partes, equanimidade, imparcialidade do mediador, confidencialidade, respeito a parte contrária e seu advogado, impossibilidade de participantes que não façam parte dos polos citados no convite, etc. 

A estrutura de uma sessão de Mediação/Conciliação.
Uma sessão típica deverá contemplar como mínimo, os seguintes pontos:

1. Admissão na sala e apresentações.
2. Qualificação das partes e advogados.
3. Formalização do aceite em participar da sessão na modalidade escolhida e de seus condutores (Câmara, Mediador e Co Mediador).
4. Avisos legais sobre o regime de confidencialidade, proibição de manifestação de partes não inseridas nos polos ativo e passivo, etc.
5. Explicação sobre o procedimento de aprovação do acordo (caso venha a ser produzido), a ser conduzido ao final da sessão.
6. Em caso de sessão “on line”, explicação sobre o procedimento a ser seguido em caso de saída da sessão de um participante, devido a problemas técnicos com equipamentos ou internet.
7. Declaração de Abertura.
8. Sessão.
9. Produção, leitura e aprovação do acordo.
10. Encerramento.

Recomendo a leitura da minha coluna de 30 março 2022, intitulada “Preparando a Sessão de Conciliação”, que traz informações complementares.

Nas próximas colunas seguiremos com a condução de uma sessão na prática.

Até lá!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.

O caminho percorrido até este momento foi pleno de descobertas e informações novas. As partes desejaram resolver sua divergência de uma maneira rápida e sem embarcar em um conflito que traria danos a relação entre elas.

Os frutos da boa vontade começam a se materializar, a Câmara contratada começa a preparar a tão esperada Sessão de Conciliação onde haverá a possibilidade de se comporem em um acordo e seguirem com a vida, com os negócios, enfim, mais leves e com uma questão a menos para ser resolvida.

O que vem a seguir?

A Câmara de Conciliação contratada colhe os dados que qualifiquem as partes, quais sejam, nomes, documentação, endereço, etc., teor do caso, formula um convite com um resumo do caso e envia a ambas. Normalmente o convite segue por e-mail ou na ausência deste, pelo correio com A.R. (aviso de recebimento).

Qualquer que seja a modalidade de entrega adotada, será apenas um convite, não possuindo poder de intimação. Este ponto é de suma importância, pois a Mediação ou Conciliação tem o caráter intrínseco de hetero composição, dependendo do desejo e boa vontade das partes em se conciliarem para atingir o sucesso. Naturalmente, ao procurarem uma Câmara, essa intenção já foi consolidada entre as partes e a expectativa é de que compareçam à sessão, salvo motivo de força maior.

A data e horário é definida pelas partes e pela Câmara, com a vantagem de optarem pela agenda que lhes for mais conveniente. Na grande maioria dos casos a espera é bem menor quando comparada a fila processual na justiça pública, visto o acúmulo de casos decorrente do excesso de pleitos.

E os advogados, necessitarei contratar um?

Em uma sessão de Mediação ou Conciliação, as partes sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, detém o poder de se comporem entre si sem a presença de um advogado. Porém, apesar de não ser obrigatória, a contratação de um advogado pela parte é recomendável, uma vez que prover orientação jurídica às partes é um papel que não cabe à Câmara, ou ao Mediador/Conciliador. Este é uma decisão que precisa ser ponderada pelas partes antes da contratação.

A realidade é que os advogados são muito bem vindos e se constituem um apoio importantíssimo a parte que o contrata. A parceria entre Câmaras e advogados hoje é uma realidade e muitos recorrem às Câmaras para oferecer uma solução rápida aos seus clientes, acelerando a resolução de casos e aumentando a satisfação e a taxa de sucesso. 

Presencial ou online?

Em tempos de pandemia, ocorreu uma grande expansão da modalidade online, em detrimento da presencial. O isolamento pelo qual passamos foi responsável pelo desenvolvimento dessa possibilidade, levando ao aparecimento de diversas plataformas que oferecem os meios e validações de segurança necessárias para configurar um caráter oficial e de fé pública ao ato. Também ocorreu a expansão de ferramentas de coleta de assinaturas eletronicamente, necessárias ao final da composição do termo de acordo.

Assim, não há óbice algum para que o ato seja considerado válido e o termo um título executivo, uma vez que o ato foi conduzido em uma Câmara de conciliação homologada pelo CNJ, através de uma plataforma online segura e habilitada para tal, com um mediador Judicial e/ou Extra Judicial chancelado pelo TJUS do seu estado.

Equipamento e Software necessários: 

• Celular, notebook ou desktop.
• Partes e seus advogados deverão participar via programa ou APP.
•  Clicar no link do convite e participar da sessão.

Se a opção for por uma sessão presencial, comparecer com o material necessário à resolução do assunto.

Uma observação: recomendo a leitura da minha coluna de 04/dez/2020, intitulada “E então você decidiu resolver o seu conflito em uma Câmara de Mediação e Conciliação...”, para obter maiores esclarecimentos sobre os limites dos termos de um acordo. 

Todos a postos para iniciar a nossa conciliação, nas próximas colunas veremos como se realiza a condução de uma sessão na prática.

Até lá!

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.