Durante a Sessão de Conciliação (3)

Na trajetória que percorremos ao longo dos últimos artigos, analisamos vários conceitos inerentes ao tema Mediação e Conciliação, com o intuito de mostrar o quanto esta ferramenta pode ser útil no nosso dia a dia. Incentivo aos amigos leitores que leem esta coluna pela primeira vez, a revisarem os conteúdos anteriores em ordem cronológica, para reforçar os conceitos. Hoje, alguns detalhes de uma sessão de Conciliação na modalidade presencial.

Você está participando de uma sessão de conciliação Extrajudicial, na modalidade “Presencial”: Observe que uma sessão presencial se assemelha a uma reunião, presidida pelo Mediador ou Conciliador. Este poderá ser auxiliado pelo seu assistente, o co-Mediador ou co-Conciliador, caso previsto pela Câmara no ato do convite. 

“mediando” = a parte, principal interessado na solução do conflito.
“acompanhante” = o advogado do mediando.
“Mediador ou Conciliador” = presidente, ou condutor da sessão.
“co-Mediador ou co-Conciliador” = auxiliar direto do Mediador/Conciliador.

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Os Tópicos de uma sessão de Mediação/Conciliação.
Uma sessão típica deverá contemplar como um mínimo, os seguintes pontos:

1) Admissão na sala e apresentações.

Após as devidas apresentações de todos os participantes e anúncio do papel de cada um, é instaurada a sessão.

2) Qualificação das partes e advogados.

Procede-se à identificação dos presentes, por uma questão de segurança e atendimento à questão do sigilo. Todos apresentarão os seus documentos de identificação.

Os advogados deverão apresentar a sua carteira da OAB do estado onde ocorre a sessão e também a procuração AD JUDICIA devidamente assinada pelos seus respectivos clientes.

3) Avisos legais sobre o regime de confidencialidade e outros.

O regime de Confidencialidade está disposto nos artigos 30/31 da Lei nº 13.140/2015 (Lei da Mediação) e no art. 31 do Ato Normativo nº 01/2020 do NUPEMEC, garantindo a confidencialidade do ato. Estes dispositivos restringem a presença no recinto e a manifestação na reunião somente para as pessoas que pertençam aos polos da questão e aos seus advogados. Não é permitida a gravação da sessão ou partes dela em qualquer tipo de mídia, sob pena de nulidade do ato. 

4) Explicação sobre o procedimento de aprovação do acordo (caso venha a ser produzido), ao final da sessão.

Em sessões presenciais a aprovação do termo de acordo acontece por meio da tradicional assinatura da aposta ao final do termo. Caso solicitado e acordado previamente, pode-se assinar o Termo por via digital, devendo neste caso ao final da sessão, proceder-se ao envio do termo produzido a todos os e-mails dos participantes.

5) Formalização do aceite em participar da sessão na modalidade escolhida (no nosso exemplo presencial), da Câmara e de seus condutores (Mediador e/ou Co-Mediador), da concordância com os avisos legais recebidos, e para com os procedimentos de aprovação do Termo de Acordo, se o caso.

O aceite é verbalizado por todos os presentes e formalizado pelo Mediador e/ou seu assistente.

6) Declaração de Abertura. São expostas as regras que pautam a sessão, conferindo transparência e orientando todos quanto ao papel de cada um. 

Papel do Conciliador (ou Mediador) e de seu assistente:

- Não é Juiz, não impõe uma solução, é imparcial, facilitador do diálogo.
- São impedidos de aconselhar juridicamente as partes.

Sobre o processo de Mediação:

- Não há produção de prova, 
- Promove-se a participação igualitária das partes.
- Existe a expectativa pelo trabalho em conjunto de todos.
- Valoriza-se a escuta ativa, sem interrupção, com respeito e civilidade.
- Promove-se a cultura da pacificação, ao invés do litígio.

Papel dos Advogados:

- Assessorar juridicamente as partes, buscando atender ao desejo de seus respectivos clientes.

As partes interessadas:

- Podem e são estimuladas a participar ativamente das conversações e na decisão final, aprovando ou não dos termos do acordo.

Sobre o resultado da sessão:

- Não existe absolutamente a expectativa de que se seja composto obrigatoriamente um acordo; este somente ocorrerá se assim for o desejo das partes.
- O conciliador não permitirá a evolução de situações onde uma das partes se sinta pressionada a formalizar um acordo. Ele deverá conduzir o diálogo de maneira a respeitar a vontade das partes. 

7) Sessão

Conversações que poderão ou não resultar na composição do acordo.

8) Produção, leitura e aprovação do Termo de Acordo.

Estas etapas são conduzidas conforme os procedimentos específicos de cada Câmara, porém devem conter como um mínimo a redação e revisão do texto com a contribuição de todos, leitura completa do mesmo após finalizado e a aprovação por quem de direito. Vide item 4.

9) Encerramento.

Após a assinatura do Termo de Acordo, são confeccionadas cópias de toda a documentação para a Câmara, para as partes e seus advogados. É de praxe que a Câmara de Conciliação retenha a sua cópia por um prazo de três anos, para eventuais consultas.

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Nas próximas colunas abordaremos a condução de uma sessão na modalidade on-line e dicas específicas para este caso.

Até lá!

 

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.
Contato: [email protected].

O relógio nos avisa... chegou a hora de sentar, conversar e, juntos, envidaremos esforços para resolver um conflito. Neste momento, o poder de modelar uma solução  está em suas mãos!

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Se você optou pela sessão na modalidade “Presencial”:
Recomenda-se comparecer com antecedência, portando todos os documentos necessários para a qualificação pessoal e os documentos necessários para a conversação. Caso tenha contratado um advogado, a carteira OAB do estado onde ocorrer a sessão será solicitada.

Você encontrará um ambiente muito parecido com uma sala de reuniões, com os cuidados contra a covid19 exigidos pelas autoridades sanitárias.  

Exemplificando, segue uma disposição típica de mesas e cadeiras de uma Câmara de Conciliação, visando a interação igualitária das partes e seus advogados, caso sejam constituídos.

Obs.:
“acompanhante” = o advogado do mediando, ou outro participante da questão.
“co-mediador ou conciliador” = auxiliar direto do Mediador/Conciliador.

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Se você optou pela sessão “On Line”:
Já participou de uma “live”? Uma reunião via “ZOOM” ou “GOOGLE Meet”? Trabalha em “home office”? Você não terá dificuldades.

A recente pandemia e os períodos de “Lockdown” ajudaram a disseminar essas ferramentas que, de maneira segura e confiável, nos permitem reuniões a distância. Você necessitará de Celular, notebook ou desktop equipados com câmera de vídeo e microfone.

Ao clicar no link do convite e começar a participar da sessão, você será conduzido a uma “sala de espera” ou “lobby” virtual, onde deverá aguardar a permissão para adentrar à reunião. 

Deve-se observar que nas sessões “on line” os vídeos permanecem ligados no decorrer de toda a sessão e os microfones normalmente permanecem desligados, sendo ativados no momento do uso da palavra. Tal ocorre devido as limitações próprias de um ambiente virtual, onde a falas simultâneas tornam a audição quase impossível. Lembrando que a qualidade dos equipamentos e da banda larga de internet utilizada afetam bastante a audição

A regra que mais nos auxilia nesse momento é que exista um tempo delimitado para a fala de uma das partes, em seguida a parte contrária fala pelo mesmo tempo, cada qual a seu momento. O Mediador deverá saber como conduzir os apartes.

Comparada as audiências judiciais, as sessões extrajudiciais tem um padrão mais informal, onde as partes são estimuladas a dialogarem e juntas, comporem um acordo. Porém, seguem as mesmas exigências protocolares que visam conferir fé pública ao ato, quais sejam, qualificação das partes, equanimidade, imparcialidade do mediador, confidencialidade, respeito a parte contrária e seu advogado, impossibilidade de participantes que não façam parte dos polos citados no convite, etc. 

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A estrutura de uma sessão de Mediação/Conciliação.
Uma sessão típica deverá contemplar como mínimo, os seguintes pontos:

1. Admissão na sala e apresentações.
2. Qualificação das partes e advogados.
3. Formalização do aceite em participar da sessão na modalidade escolhida e de seus condutores (Câmara, Mediador e Co Mediador).
4. Avisos legais sobre o regime de confidencialidade, proibição de manifestação de partes não inseridas nos polos ativo e passivo, etc.
5. Explicação sobre o procedimento de aprovação do acordo (caso venha a ser produzido), a ser conduzido ao final da sessão.
6. Em caso de sessão “on line”, explicação sobre o procedimento a ser seguido em caso de saída da sessão de um participante, devido a problemas técnicos com equipamentos ou internet.
7. Declaração de Abertura.
8. Sessão.
9. Produção, leitura e aprovação do acordo.
10. Encerramento.

Recomendo a leitura da minha coluna de 30 março 2022, intitulada “Preparando a Sessão de Conciliação”, que traz informações complementares.

Nas próximas colunas seguiremos com a condução de uma sessão na prática.

Até lá!

 

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.

O caminho percorrido até este momento foi pleno de descobertas e informações novas. As partes desejaram resolver sua divergência de uma maneira rápida e sem embarcar em um conflito que traria danos a relação entre elas.

Os frutos da boa vontade começam a se materializar, a Câmara contratada começa a preparar a tão esperada Sessão de Conciliação onde haverá a possibilidade de se comporem em um acordo e seguirem com a vida, com os negócios, enfim, mais leves e com uma questão a menos para ser resolvida.

O que vem a seguir?

A Câmara de Conciliação contratada colhe os dados que qualifiquem as partes, quais sejam, nomes, documentação, endereço, etc., teor do caso, formula um convite com um resumo do caso e envia a ambas. Normalmente o convite segue por e-mail ou na ausência deste, pelo correio com A.R. (aviso de recebimento).

Qualquer que seja a modalidade de entrega adotada, será apenas um convite, não possuindo poder de intimação. Este ponto é de suma importância, pois a Mediação ou Conciliação tem o caráter intrínseco de hetero composição, dependendo do desejo e boa vontade das partes em se conciliarem para atingir o sucesso. Naturalmente, ao procurarem uma Câmara, essa intenção já foi consolidada entre as partes e a expectativa é de que compareçam à sessão, salvo motivo de força maior.

A data e horário é definida pelas partes e pela Câmara, com a vantagem de optarem pela agenda que lhes for mais conveniente. Na grande maioria dos casos a espera é bem menor quando comparada a fila processual na justiça pública, visto o acúmulo de casos decorrente do excesso de pleitos.

E os advogados, necessitarei contratar um?

Em uma sessão de Mediação ou Conciliação, as partes sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, detém o poder de se comporem entre si sem a presença de um advogado. Porém, apesar de não ser obrigatória, a contratação de um advogado pela parte é recomendável, uma vez que prover orientação jurídica às partes é um papel que não cabe à Câmara, ou ao Mediador/Conciliador. Este é uma decisão que precisa ser ponderada pelas partes antes da contratação.

A realidade é que os advogados são muito bem vindos e se constituem um apoio importantíssimo a parte que o contrata. A parceria entre Câmaras e advogados hoje é uma realidade e muitos recorrem às Câmaras para oferecer uma solução rápida aos seus clientes, acelerando a resolução de casos e aumentando a satisfação e a taxa de sucesso. 

Presencial ou online?

Em tempos de pandemia, ocorreu uma grande expansão da modalidade online, em detrimento da presencial. O isolamento pelo qual passamos foi responsável pelo desenvolvimento dessa possibilidade, levando ao aparecimento de diversas plataformas que oferecem os meios e validações de segurança necessárias para configurar um caráter oficial e de fé pública ao ato. Também ocorreu a expansão de ferramentas de coleta de assinaturas eletronicamente, necessárias ao final da composição do termo de acordo.

Assim, não há óbice algum para que o ato seja considerado válido e o termo um título executivo, uma vez que o ato foi conduzido em uma Câmara de conciliação homologada pelo CNJ, através de uma plataforma online segura e habilitada para tal, com um mediador Judicial e/ou Extra Judicial chancelado pelo TJUS do seu estado.

Equipamento e Software necessários: 

• Celular, notebook ou desktop.
• Partes e seus advogados deverão participar via programa ou APP.
•  Clicar no link do convite e participar da sessão.

Se a opção for por uma sessão presencial, comparecer com o material necessário à resolução do assunto.

Uma observação: recomendo a leitura da minha coluna de 04/dez/2020, intitulada “E então você decidiu resolver o seu conflito em uma Câmara de Mediação e Conciliação...”, para obter maiores esclarecimentos sobre os limites dos termos de um acordo. 

Todos a postos para iniciar a nossa conciliação, nas próximas colunas veremos como se realiza a condução de uma sessão na prática.

Até lá!

 

René Marques é Engenheiro com MBA Gestão Empresarial pela FGV, Mediador e Conciliador Judicial pelo TJUSP. Atua em Câmaras Privadas e CEJUSC, na resolução de conflitos empresariais e da sociedade civil em geral.